Pourquoi opter pour un réseau social d'entreprise comme Oolaop ?

27/05/2013 18:45

       Introduction sur les réseaux sociaux d'entreprise

Au cours des dernières années, les réseaux sociaux d'entreprise ont vu leur cote de popularité augmenter considérablement. Grâce à eux s'enclenche une véritable révolution des modes de travail en entreprise. Cette révolution est la possibilité de mettre facilement en relation n'importe quel employé de l'entreprise avec ses collègues, quelle que soit leur localisation ou fonction 1 .

Les entreprises évoluent aujourd'hui dans une économie de la connaissance, d’où l'importance d’être capable d'organiser « une diffusion de l’information ascendante et descendante, mais aussi de manière transversale, indépendamment de toute logique géographique, fonctionnelle ou hiérarchique2».

Les RSE permettent aujourd'hui aux entreprises d'améliorer le travail d'équipe et la collaboration en regroupant les informations par thèmes et en donnant à chacun la possibilité d'apporter son expertise. Ils permettent aussi à chacun de contribuer de manière visible, indépendamment de sa position dans la hiérarchie de l’entreprise, ce qui favorise la créativité et l’innovation.

Les ventes de licences de solutions RSE en France ont représenté 6 millions d’euros en 2010, 9,5 en 2011 et 26 en 20123. Preuve que ce marché commence à prendre de l'ampleur, de grands groupes comme Microsoft et Atos ont respectivement racheté Yammer et Bluekiwi.

        Oolaop

Oolaop est une solution hébergée de réseaux sociaux professionnels destinée aux entreprises, associations et collectivités. Proposé par la SARL Web2M, ce service a pour buts d'aider entreprises et associations à consolider leur lien social, à concilier coûts et efficacité de la communication entre collaborateurs et à faire émerger et valoriser les compétences non-référencées des collaborateurs.

Fondée en 2007, l'équipe à l'origine du projet Oolaop est extrêmement hétérogène. En effet, on y retrouve des collaborateurs avec des profils complémentaires : un profil "chef d'entreprise", un profil "expert fonctionnel, design et ergonomie", un profil "expert technique", un profil "expert en communication", et un profil "juridique".

Pour en savoir plus : OOLAOP

        3 atouts

  1. Les cercles

L'atout majeur d'un RSE comme Oolaop est la possibilité de créer des cercles d’intérêts. Ces derniers permettent de se regrouper autour de thématiques particulières dans des espaces dédiés.

        Les étapes de la création d'un cercle

Lorsque l'on se rend dans la section « cercles » de la solution Oolaop, apparaît très clairement une icône « créer un cercle ».  

Il s'agit ensuite de choisir un titre pour ce cercle, puis une description, et enfin définir la confidentialité (public ou privé). 

        Les tags du cercle

Au sein même d'un cercle, on retrouve la fonctionnalité de tagging (ou étiquetage) qui permet de décrire le cercle selon ses thèmes. Lorsqu'un collaborateur fait une recherche sur le marketing par exemple, il trouvera tous les cercles ayant « marketing » comme tag.

Comme on peut le voir ci-dessus, Oolaop propose donc à ses utilisateurs de créer des cercles de manière simple et rapide. Une fois ces quelques étapes complétées, le cercle peut commencer à fonctionner comme une véritable sphère socioprofessionnelle, permettant à chacun d'apporter son savoir, d'échanger, d'entrer en relation avec d'autres, tout cela sur un thème précis.

En quelques clics, chacun peut créer une discussion ou un événement, déposer un document, ou inviter un autre collaborateur à rejoindre un cercle.

La connaissance apportée par chacun permet de créer de l'intelligence collective grâce à deux pratiques : l'ouverture des communautés et la contribution de chacun. En effet, moins il y a de barrière à l'accès d'une communauté, plus les contributions seront riches. 

  1. Un profil personnalisé pour mettre en valeur ses compétences

Dans une entreprise, chacun est titulaire des ses savoirs et de ses expériences. Mais, trop souvent, ces derniers restent coincés à certains niveaux (unités, départements, équipes). La solution Oolaop permet à la connaissance (et donc aux compétences de chacun) de circuler de manière transversale, indépendamment de toute logique géographique, fonctionnelle ou hiérarchique1.

La solution Oolaop permet à chaque salarié de personnaliser son profil en ligne de manière très précise.

Tout d'abord, chaque collaborateur est invité à renseigner son poste actuel, afin de devenir identifiable facilement par tous.

Ensuite, chacun est invité à ajouter des mots-clés correspondant à ce qu'il fait en dehors du travail (intérêts, loisirs...). Cela peut paraître inutile d'un point de vue professionnel, mais cet élément est au contraire très précieux pour faire ressortir certaines qualités affectives et intellectuelles, comme l'explique Ziryeb Marouf, président fondateur de l'Observatoire des réseaux sociaux d'entreprise : « Je suis peut-être technicien d'intervention sans que l'on me reconnaisse de compétences managériales. Mais, dans la vraie vie, je suis adjoint au maire de ma commune et je manage 20 agents de la fonction publique2». Voilà un exemple concret de possibilité d'enrichissement de profil qui peut donner lieu à une mobilisation de compétences précises.

Plus orientés vers une utilisation professionnelle, les mots-clés concernant les compétences de chacun sont l'atout principal du profil personnalisé. Ils permettent en effet de répondre à la question « qui sait faire quoi ? ». Lorsqu'une entreprise demande à l'un de ses collaborateurs de travailler sur un nouveau projet, techniquement ambitieux, il est normal qu'il se mette à la recherche d'informations et d'aide en interne. Ces mots-clés permettent à chacun de trouver rapidement une personne capable de lui fournir des informations.

Le profil personnalisé favorise donc l'établissement de relations entre les différentes personnes d'une entreprise, en donnant à chacun la chance de se décrire. Grâce à cette description, chacun peut être contacté en fonction des réponses qu'il peut apporter à un problème.

  1. Un coût limité et un gain de temps

Time is money, et Oolaop vous fait gagner les deux.

Tout en un : plus besoin de s'équiper de gestionnaire de documents, d'annuaire d'entreprise, de logiciels de gestion de projets ou encore de référentiel de compétences. Tout est disponible au sein-même de la solution Oolaop.

L'entreprise, partout : Que les collaborateurs soient chez-eux ou en déplacement, il leur est toujours possible d'avoir accès à l'information dont ils ont besoin, de discuter avec leur équipe, de gérer des projets.

Un gain de productivité : En juillet 2012, une étude du McKinsey Global Institute dévoilait q'un RSE permettrait d'accroître la productivité des Knowledge Workers de 20-25%. (Étude complète : http://www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy).

 

  1. Le changement, c'est maintenant

« Un marteau, un ciseau et un rabot ne font pas pour autant un bon menuisier ; pourquoi les TIC rendraient-elles les organisations intelligentes par leur seule présence ?3»

Comme l'explique la question posée ci-dessus, l'installation d'un RSE est à comprendre dans un contexte qui englobe bien plus que les TIC. S'enfermer dans un paradigme technologique qui glorifie seulement les TIC voudrait dire que l'on oublie un enjeu fondamental qui est l'humain.

En effet, on n’instaure pas un RSE dans une entreprise du jour au lendemain. Il existe encore aujourd'hui des entreprises fortement hiérarchisées, dans lesquelles « la seule question de la "participation" (concertation, collégialité, consensus, transversalité, communautés de pratique…) induit un sentiment de perte de pouvoir de ceux qui le possèdent, ainsi qu'une remise en cause de leur légitimité d'expert4».

Mais les managers ne sont pas les seuls qui font de la résistance face au changement. Jean-François Noubel décrit 5 formes de résistance des salariés face à dispositif d'intelligence collective : il y a ceux qui invoquent le manque de temps, ceux qui décrivent un tel dispositif comme utopique, la « croyance causale », selon laquelle l'intelligence collective n'est pas possible parce que l'organisation est trop grosse, la pensée conservatrice qui ne voit pas de raison valable pour un tel changement et enfin la vision paradigmatique qui pose la question « si plus personne ne décide… qui va décider ? ».

L'installation d'un réseau social d'entreprise engendre des changements non négligeables. Premièrement, un changement structurel doit s'opérer, c'est-à-dire que l'on passe d'une entreprise hiérarchique à une entreprise en réseau. Tous les départements doivent être au même niveau, interconnectés entre eux. Dans une entreprise en réseau, « l'information est diffusée et circule sans barrière, elle est aisée à trouver et directement liée à des experts parmi un champ de personnes qui partagent les mêmes centres d'intérêts5».

Aussi, l'entreprise doit accepter d’être dématérialisée. Cela veut dire qu'elle prend parfois la forme d'un bureau virtuel qui permet aux collaborateurs de communiquer et de se réunir sans se préoccuper des barrières géographiques.

Enfin, l'entreprise doit se numériser. Cela veut dire que les échanges informels autour de la machine à café doivent maintenant être digitalisés pour les rendre accessibles aux autres collaborateurs afin qu'ils en tirent profit.

Ce que l'on retiendra de la solution Oolaop:

 ► Mode SAS : pas de contraintes de stockage ou de maintenance

 Interface simple
 

 ► Prise en main rapide

                                                

[1] Comprendre les nouveaux modes de travail collaboratif. BlueKiwi Mars 2011. Livre Blanc.

[3] Jean-François Noubel : Intelligence Collective, la révolution invisible. Date publication : 15 novembre 2004 Révision : 24 août 2007. http://www.thetransitioner.org/Intelligence_Collective_Revolution_Invisible_JFNoubel.pdf

[4] Bis

[5] L’entreprise 2.0. « Comprendre les nouveaux modes de travail collaboratif ». Livre Blanc Bluekiwi. Mars 2011

                                                   

[1] http://www.lexpress.fr/emploi-carriere/emploi/les-reseaux-sociaux-d-entreprise-defis-ou-solutions_1223240.html

[2] L’entreprise 2.0. « Comprendre les nouveaux modes de travail collaboratif ». Livre Blanc Bluekiwi. Mars 2011

Par Andrea Pavesi.

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