30/12/2012 17:13
La réunionite, qui consiste à organiser réunions sur réunions pour résoudre un management déficient ou un manque de communication à l’intérieur de l’entreprise, serait selon Robert Half la première maladie du management des entreprises dans le monde.
Pour introduire ce problème et le mettre en lumière, il est intéressant de « nous » comparer aux anglo-saxons (au risque d’être parfois caricatural). Aux Etats-Unis, une réunion sert à débattre ouvertement et à prendre des décisions. Les Américains ont tendance à éliminer tout détail superficiel et à aller droit au but. Les Français, eux, prennent en compte un maximum d’éléments avant de prendre une décision. Le discours produit est souvent plein d’ambiguïté ; en résulte une prise de décisions beaucoup plus lente. Mais cela est loin d’être la seule raison pour laquelle beaucoup d’entreprises françaises souffrent de réunionite. Trop souvent, des réunions sont organisées alors qu’il existe d’autres moyens de communication.
Quelques chiffres sur les RSE en France
Malgré les aprioris que l’on peut avoir, les RSE n’ont pas généré l’engouement que l’on pouvait attendre depuis leur démocratisation. Selon une étude de septembre 2011 du cabinet spécialisé dans le management de l’information et la conduite du changement « Voirin Consultants », seulement 16%[1] des entreprises françaises auraient opté pour le déploiement d’un RSE. La première cause de ce faible pourcentage : la peur du changement. En effet, il y a d’un côté les managers qui craignent une perte de pouvoir et une non-maitrise de l’information qui circule, et, de l’autre, les salariés qui ont peur de ne pas pouvoir s’approprier cette nouvelle technologie.
Un RSE pour diminuer le temps des réunions (ou même les supprimer !)
Un RSE permettant de créer des groupes (privés ou publics) de discussion, il est alors facile de préparer une réunion en ligne avant qu’elle n’ait vraiment lieu. Premier atout d'un RSE: il permet de connaître les compétences, expertises et intérêts des membres d'un groupe grâce aux profils personnalisables des utilisateurs. On peut alors se baser sur ces informations pour décider à qui faire appel pour tel ou tel projet, et cela évite de convoquer des gens qui n’ont rien à voir avec la réunion, comme c’est souvent le cas.
Prenons l’exemple du module Réseau social interne de BlueKiwi, qui propose entre autres « une participation instantanée de l’équipe aux conversations grâce aux fonctions de micro-blogging, de publication instantanée et d’insertion de commentaires ». Quand l’ordre du jour est mis en ligne sur le RSE, chacun peut y ajouter ses questions, ses idées, alerter sur certains contenus et mettre en avant des informations importantes. Les salariés ont le temps de penser à ce qu’ils vont dire, le temps de le mettre en forme. Les plus timides auront l’occasion de donner leur avis et l’organisateur de la réunion aura une vision globale des opinions, des problèmes et des questions avant même le début de la réunion. Comme expliqué plus haut, les Français ont besoin d'avoir accès à un maximum d'informations avant de prendre une décision. Ici, le RSE permet de faire remonter toutes ces informations. En plus, il met en avant les idées et les compétences des salariés plutôt que leur position dans la hiérarchie.
Pour ce qui est du partage de documents en rapport avec une réunion, de nombreux RSE permettent la gestion électronique de documents (GED). Cette composante est très importante car elle amène une dimension conversationnelle avant même la réunion : chacun peut enrichir un document, y faire des annotations. Cette préparation en amont assure un gain de temps considérable lors d’une réunion, et permet de ne pas s’éloigner des sujets à l’ordre du jour.
La fonction GED est aussi intéressante pour la conclusion d'une réunion, partie souvent bâclée. Un RSE permettrait un classement des idées après coup, grâce à la fonction de "recueil de feedback". Au lieu d'avoir un organisateur qui envoie un e-mail à chaque membre avec le compte rendu, ce dernier serait mis en ligne, avec la possibilité de le commenter. L'information passe alors de "one to many" à "many to many".
Aussi, il est utile de constater que certaines entreprises organisent des réunions d’information parfois inutiles. Inutiles, lorsqu’il s’agit de retransmettre des informations d’une autre réunion ou pour fournir les résultats d’un sondage. En effet, un RSE permet la centralisation de l’intelligence collective. Chacun peut publier en ligne le contenu de sa veille informationnelle (selon son expertise), et en faire profiter les autres. Cette richesse, qu’est l’intelligence collective, est structurée et partagée grâce aux flux d’activités du RSE. Il est facile d’y ajouter un compte rendu de réunion ou les résultats d’un sondage et de les commenter en temps réel, grâce notamment aux fonctions de blogging, de journalisation et de feedback. « Toutes les informations viennent à vous depuis les communautés auxquelles vous appartenez, vous pouvez utiliser des filtres, des libellés et mettre en favoris certains échanges pour ne rien rater de crucial[2] ».
Pour conclure, il est important de mentionner deux choses. Premièrement, un RSE ne va pas transformer une entreprise du jour au lendemain. Cette dernière doit l’introduire dans le cadre d’un changement global (passage de l’entreprise 1.0 vers l’entreprise 2.0). Deuxièmement, le top management doit « cautionner et encourager les changements nécessaires dans les habitudes et méthodes de travail[3]». Le RSE doit être présenté par la direction comme « un levier permettant l’atteinte d’objectifs communs[4] ». A noter que la communication interne joue un rôle crucial dans la conduite du changement. « Ce que l’on va demander [à la communication interne], c’est d’expliquer, d’informer, d’écouter, de faire débattre, de donner des moyens pour comprendre la situation et accepter d’évoluer[5] ».
[1] Chiffres trouvés dans l’article “Management-Les réseaux sociaux d’entreprise », sur lenouveleconomiste.fr
[2] https://www.bluekiwi-software.com/fr/produits/reseaux_sociaux_internes/
[3] https://www.fredcavazza.net/2007/07/24/quest-ce-que-lentreprise-20/
[4] https://weickmann.visibli.com/share/Vq2zoV
[5]«Communiquer en interne, c’est accompagner le changement », https://excerpts.numilog.com/books/2910157814.pdf
